Für Grüter’s Hof in Marbach durften wir eine Digitalisierungslösung konzipieren und anschliessend umsetzen. Dies umfasste nicht nur die Webseite sondern auch vollintegrierte Bestellformulare inkl. automatisiertem E-Mail Versand, automatisch erstellten Rüstlisten sowie die automatisierte Rechnungserstellung via Thalmanntools mit integriertem QR-Einzahlungsschein für die Bezahlprüfung.
Vor der Digitalisierung durch die digithalmann GmbH wurden die Besteller jeweils telefonisch angerufen und nach der Bestellung gefragt. Die Bestellungen wurden von Hand notiert und danach entsprechend gerüstet.
Für die Abholung wurde wieder zum Telefon gegriffen und der Kunde informiert.
Die Rechnungsstellung erfolgte danach händisch oder es wurde eine einfache Quittung augestellt. Die Zahlungen welche nicht gleich Bar vor Ort getätigt wurden, mussten anschliessend vom Bankauszug händisch abgeglichen und überprüft werden.
Zeitaufwand und Fehlerquelle beim Aufschreiben der Bestellung. Da der Kunde das Geschriebene nicht selber überprüfen kann und keine Bestellbestätigung hat, kann es zu Missverständnissen kommen, es gibt keine “Normierung” für Bestellungen.
Viel Zeitaufwand für die Informierung über die Abholung sowie viel Zeitaufwand für die Rechnungsstellung und die anschliessende Abgleichung im Kontoauszug.
Gemeinsam mit dem Kunden wurde ein speziell auf diesen Anwendungsfall ausgerichtetes Bestellformular erarbeitet und anschliessend durch uns programmiert.
Das Bestellformular ist nur dann hilfreich, wenn es möglichst selbsterklärend ist. Zur Unterstützung wurden teilweise hinter dem “?”-Symbol noch “Hilfstexte” eingebaut, die den bestellenden Kunden bei Unklarheit aufklären.
Je nach ausgewählter Option (z. B. weniger Geschnetzeltes) erscheinen Hinweise, was dies für Auswirkungen haben wird.
Der bestellende Kunde erhält nach Abschluss des Bestellvorgangs per E-Mail eine Bestell- bzw. Auftragsbestätigung, wo er nochmal alle angegeben Details überprüfen kann.
Gleichzeitig erhält auch Grüter’s Hof diese Bestätigung und weiss dadurch sofort, dass eine neue Bestellung eingetroffen ist.
Konzeption und Realisierung der gesamten Webseite inkl. Anbindung an CMS (Content-Management-System)
Erstellung des neuen Logos sowie Einführung Corporate Design für Grüter’s Hof
Socialmedia-Beratung
Aufbereitung der gelieferten Bilder des Kunden
Automatisierung des gesamten Bestellprozesses von der Bestellung via Formular, über Bestellbestätigung per Mail, Verwaltungsbereich für Bestellungen, automatisierte Rechnungsstellung bis zur automatisierten Abholbestätigung per E-Mail.
Die Lösung der digithalmann GmbH erleichtert uns den Aufwand bei den Direktvermarktungsbestellungen enorm.
So können wir viel Zeit einsparen und uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Auch die Rückmeldungen der Kunden sind durchwegs positiv.
Zur Verwaltung aller eingegangener Bestellungen wurde ein übersichtlicher Verwaltungsbereich entwickelt.
Im Verwaltungsbereich gibt es jenste Funktionen die einem den Alltag erleichtern.
Auf die einzelnen Möglichkeiten, die diese Software bietet, wird untenstehend eingegangen.
Um die Rechnungsstellung sowie die Kundenstammverwaltung zu vereinfachen und zu automatisieren, wurde eine Schnittstelle zu unserer Software Thalmanntools implementiert.
So entsteht nun mit nur einem Klick der entsprechende Kunde in der Kundenverwaltung und die Rechnung wird automatisch erstellt. Ist bei der Rechnung irgendetwas speziell oder es kommt zusätzlich noch Ware oder Dienstleistung dazu, kann diese ganz einfach bearbeitet und ergänzt werden.
Mehr Informationen über weitere Funktionen, die unsere Software Thalmanntools bietet, finden Sie unter www.thalmanntools.ch oder in diesem Fallbeispiel der Schreinerei Bruno Süess.
Wenn die Rechnung automatisch erstellt wurde, kann man diese entweder als PDF herunterladen und ausdrucken oder automatisch über einen Knopf direkt per E-Mail an den Kunden senden.
Quittung
Zahlt der Kunde gleich vor Ort bar, gibt es in der Software die Möglichkeit direkt eine Quittung zu erstellen und zu drucken.
QR-Einzahlungsschein
Der QR-Einzahlungsschein wird hierbei automatisch generiert und an die Rechnung angehängt.
Zahlungsabgleich
Der Vorteil der strukturierten QR-Einzahlungsscheine ist, dass man danach mit wenigen Klicks einen digitalen Kontoauszug aus dem E-Banking mit der Thalmanntools Software abgleichen kann und die bezahlten Rechnungen automatisch ermittelt werden. Damit hat man sofort einen Überblick über die offenen Rechnungen.
Damit man beim Abpacken im Verarbeitungsraum auch weiss, welcher Kunde welche Ware mit welchen Prioritäten ausgewählt hat, haben wir eine Möglichkeit eingebaut, die Bestellungen als PDF zu exportieren. Somit erhält man eine sogenannte “Rüstliste”.
Dort wurden die einzelnen Posten farblich abgetrennt damit man auf der ersten Blick gleich sieht, was wohin gehört.
Zusätzlich wird automatisch das Feld “Gewogenes Gewicht (kg)” erstellt, wo man nach dem Abpacken und Wiegen nur noch das Gewicht eintragen muss.
Ist die Bestellung “gerüstet”, kann auch mit nur einem Mausklick direkt eine Abholavisierung an den Kunden geschickt werden.
Dies ist so gelöst, dass man nicht jeden einzelnen Kunden separat anklicken muss, sondern man kann beliebig viele Bestellungen auswählen und mit dem Knopf “Abholungsavisierung an ausgewählte Senden”. Im Hintergrund wird dann an all diese Besteller die Abholeinladung geschickt.
Gerne unterstützt die digithalmann GmbH Sie bei Ihrem Projekt.
Rufen Sie uns an damit wir in einen Ersttermin für die Besprechung vereinbaren können.
Kontakt aufnehmen
